3.1. KHÁI NIỆM VỀ THANH TOÁN

3.1.1. Định nghĩa thanh toán và các hình hình thức thanh toán

Thanh toán đơn giản là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên sang một bên khác. Tiền là phương tiện thực hiện trao đổi hàng hóa, đồng thời là việc kết thúc quá trình trao đổi. Lúc này tiền thực hiện chức năng phương tiện thanh toán. Sự vận động của tiền tệ có thể tách rời hay độc lập tương đối với sự vận động của hàng hoá. Thực hiện chức năng phương tiện thanh toán, tiền không chỉ sử dụng để trả các khoản nợ về mua chịu hàng hóa, mà chúng còn được sử dụng để thanh toán những khoản nợ vượt ra ngoài phạm vi trao đổi như nộp thuế, trả lương, đóng góp các khoản chi dịch vụ ...

Lưu thông không dùng tiền mặt là các quá trình tiền tệ thực hiện chức năng phương tiện lưu thông và phương tiện thanh toán không trực tiếp bằng tiền mặt mà thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản ở Ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc bù trừ lẫn nhau giữa những người phải thanh toán và những người thụ hưởng.

Thanh toán không dùng tiền mặt chỉ được phát triển và hoàn thiện trong nền kinh tế thị trường và được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh tế tài chính đối nội cũng như đối ngoại. Sự phát triển rộng khắp của thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay là do yêu cầu phát triển vượt bậc của nền kinh tế hàng hoá. Kinh tế hàng hoá phát triển càng cao, khối lượng hàng hoá trao đổi trong nước và ngoài nước càng lớn thì cần có những cách thức trả tiền thuận tiện, an toàn và tiết kiệm.

Xét về mặt lý luận, thanh toán không dùng tiền mặt là một hình thức vận động của tiền tệ. Ở đây, tiền vừa là công cụ kế toán, vừa là công cụ để chuyển hoá hình thức giá trị của hàng hoá và dịch vụ. Mặt khác, thanh toán không dùng tiền mặt là nghiệp vụ có quá trình chứa đựng những công nghệ tinh vi và phức tạp. Khi thực hiện chức năng phương tiện thanh toán có thể sử dụng tiền đủ giá (vàng) hoặc dấu hiệu giá trị. Trở ngại chính của tiền giấy và tiền kim loại là chúng dễ bị đánh cắp và có thể tốn nhiều chi phí vận chuyển; để khắc phục nhược điểm này, cùng với bước phát triển của hệ thống thanh toán là sự ra đời của séc trong hoạt động của Ngân hàng hiện đại. Điều này cải tiến một bước rất quan trọng trong thanh toán, nâng cao hiệu quả thanh toán. Chúng có thể được sử dụng bù trừ trong thanh toán, giảm chi phí vận chuyển và đặc biệt là nó an toàn, ghi theo số lượng tiền tuỳ ý. Tuy nhiên, nó có hai nhược điểm cơ bản: thanh toán chậm do không được ghi "Có" ngay vào tài khoản người thụ hưởng và chi phí in ấn, quản lý còn cao.

Hình thức thanh toán là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức cụ thể:

• Ủy nhiệm chi: là một hình thức thanh toán khá phổ biến trong môi trường kinh tế các nước khi bắt đầu chuyển sang kinh tế thị trường. Việc chuyển nợ có uỷ quyền như các doanh nghiệp nhờ Ngân hàng trả lương vào Tài khoản của công nhân, việc nộp các loại phí bảo hiểm... cũng là một dịch vụ thanh toán mới tương tự như ủy nhiệm nhưng hình thức luân chuyển thông tin có thể là đĩa hoặc băng từ hay qua mạng viễn thông.

• Ủy nhiệm thu: ủy nhiệm thu do người thụ hưởng lập gửi vào Ngân hàng phục vụ mình để thu tiền hàng đã giao hay dịch vụ đã cung ứng, thông thường là các dịch vụ điện, nước, điện thoại.

• Các loại séc chuyển khoản, bảo chi, định mức, chuyển tiền do người mua phát hành để trả tiền hàng hoá, dịch vụ.

• Ngân phiếu thanh toán: Thực chất là một lệnh trả tiền đặc biệt của chủ sở hữu nào đó, việc trả tiền thực hiện theo đúng chứng từ thanh toán có tên Ngân phiếu thanh toán.

• Thư tín dụng: đối với thanh toán trong nước được sử dụng ít, chủ yếu được sử dụng trong việc thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ.

• Các loại thẻ thanh toán: Thẻ thanh toán do Ngân hàng phát hành bán cho khách hàng sử dụng để trả tiền hàng hoá, dịch vụ, các khoản thanh toán khác, rút tiền mặt tại các Ngân hàng đại lý thanh toán hay các quầy rút tiền tự động.

Để khắc phục nhược điểm của séc, cùng với phát triển của máy tính điện tử và hệ thống viễn thông, trong mấy thập kỷ qua hệ thống thanh toán được cải tiến và hoàn thiện, chuyển sang một hệ thống mới với các khái niệm mới: “Tiền điện tử”, “Ví điện tử”, “Thẻ thanh toán”, "Hệ thống chuyển khoản điện tử". Ngoài ra, ở nhiều nước đã tổ chức hệ thống chuyển tiền liên Ngân hàng (thanh toán bù trừ liên Ngân hàng), được dùng để thanh toán liên Ngân hàng trong phạm vi quốc gia và quốc tế. Việc thanh toán cũng được thực hiện không chỉ tại các Chi nhánh Ngân hàng mà hàng loạt kênh giao dịch mới ra đời: ATM, KIOSK, PC, Telephone, Mobile phone.

Khi Internet ra đời, việc giao lưu kinh tế được thuận lợi hơn bao giờ hết, nó không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Nhờ đó, các giao dịch mua bán hàng hóa (vật chất hoặc nội dung hoặc các dịch vụ) được thực hiện gần như tức thời. Vấn đề nảy sinh cần được nghiên cứu và giải quyết là: xác nhận về người mua người bán, xác nhận về giao dịch, các quy định về thủ tục hải quan liên quan đến xuất nhập khẩu/vấn đề bảo hiểm và vận chuyển hàng hóa (nếu có), cơ sở để xử lý tranh chấp vv… và đặc biệt là vấn đề thanh toán. Thanh toán điện tử trong thương mại điện tử là vấn đề rất phức tạp, đa dạng liên quan đến pháp lý, kinh tế, tiền tệ và kỹ thuật trong việc đạt được mục tiêu “Nhanh chóng – Chính xác – An toàn”.

3.1.2. Thanh toán trong nội bộ ngân hàng

Ngân hàng là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ và dịch vụ. Chức năng làm trung gian thanh toán của Ngân hàng Thương mại thực chất là Ngân hàng làm thủ quỹ, thực hiện các nhiệm vụ uỷ quyền của khách hàng.

Trong các loại nghiệp vụ Ngân hàng, vai trò làm trung gian thanh toán cho nền kinh tế là một nghiệp vụ rất quan trọng, nó có lịch sử gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống Ngân hàng cũng như có vai trò to lớn trong việc thúc đẩy sản xuất và lưu thông hàng hoá phát triển. Các giao dịch thanh toán của khách hàng và nội bộ ngân hàng (đổi tiền, đầu cơ, đầu tư, quyết toán thanh toán…) thực hiện dưới hình thức tiền mặt, chuyển khoản (trong hệ thống) hoặc chuyển tiền (liên ngân hàng).

Trước đây, do điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật khó khăn, việc thanh toán của khách hàng trong một hệ thống Ngân hàng thường được quản lý và xử lý phân tán trên cơ sở chứng từ và luân chuyển qua bưu điện. Sau đó, khi có điện thoại và telex, các Ngân hàng sử dụng việc chuyển tiền bằng điện báo của bưu điện. Những giao dịch này bắt đầu và kết thúc không đồng thời, do đó, các ngân hàng phải tổ chức hệ thống thanh toán trong nội bộ (intrabank payment). Hệ thống thanh toán này phù hợp với mô hình quản lý phân tán và thời gian hoàn tất một giao dịch từ một cho đến 15 ngày (điều kiện Việt Nam). Khi máy tính ra đời, nhiều Ngân hàng thương mại lớn đã thực hiện việc kết nối máy tính giữa Trụ sở chính với các Chi nhánh, sử dụng các máy tính lớn (mainframe) và trạm làm việc (terminal). Đồng bộ với nó là hệ thống quản lý và xử lý tập trung các giao dịch của các khách hàng. Các nghiệp vụ thanh toán giữa các khách hàng trong một hệ thống ngân hàng được thực hiện dưới hình thức chuyển khoản (books transfer), ghi “Nợ” và ghi “Có” tức thì cho khách hàng. Việc quản lý tài khoản khách hàng, xử lý giao dịch tập trung cho phép thực hiện các giao dịch trực tuyến (online), tức thời (real time), giảm tối đa các rủi ro trong thanh toán và tối ưu hóa trong quản lý vốn của ngân hàng và khách hàng.

Cùng với sự phát triển của hệ thống kỹ thuật và đổi mới cấu trúc kinh doanh của ngân hàng, việc “bán” các dịch vụ thanh toán cũng từng bước được củng cố và phát triển về lượng và chất. Trước đây, khách hàng muốn thực hiện giao dịch phải đến chi nhánh ngân hàng nơi mở tài khoản, tới quầy giao dịch gặp các nhân viên kế toán chuyên trách theo từng công đoạn của một sản phẩm thanh toán (séc, ủy nhiệm chi, thanh toán liên ngân hàng…). Ngày nay, công nghệ đã trợ giúp cho việc tích hợp các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng. Do tài khoản khách hàng được quản lý tập trung nên khách hàng có thể đến bất kỳ chi nhánh nào, đến bất cứ quầy giao dịch nào để thực hiện bất kỳ giao dịch nào. Thậm chí, khách hàng có thể tự thực hiện giao dịch trên các máy trạm của ngân hàng hay sử dụng các loại thẻ thanh toán tại các điểm bán lẻ POS, máy ATM, PC, telephone, Internet để thực hiện các giao dịch với khách hàng khác có mở tài khoản tại hệ thống ngân hàng đó hay ở hệ thống ngân hàng khác một cách linh hoạt và tiện lợi.

3.1.3. Thanh toán liên ngân hàng

Trong quan hệ thanh toán trong nước và thanh toán quốc tế, các Ngân hàng có thể ký kết các văn bản thoả thuận về việc thanh toán bù trừ giữa hai bên hoặc nhiều bên về thanh toán tiền nội địa hay thanh toán bù trừ về ngoại tệ. Các Ngân hàng mở tài khoản tại tiền gửi thanh toán cho nhau, quy định về loại tiền, hạn mức thấu chi, thời gian thấu chi, tất toán theo định kỳ, cách tính lãi ... Đặc điểm thuận lợi là có thể tận dụng các thế mạnh trong thanh toán cho nhau ở những nơi Ngân hàng này chưa có chi nhánh nh­ng Ngân hàng khác có, lợi thế về ngoại tệ của mỗi Ngân hàng khác nhau, đảm bảo thanh toán nhanh chóng. Nó rất thuận lợi cho nhóm Ngân hàng lớn trong việc quản lý điều hành vốn tập trung tại trụ sở chính trong khi chưa thể mở rộng thanh toán bù trừ đa biên, tăng khả năng đảm bảo thanh toán, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn với mức tối ưu trước khi phải vay mượn trên thị trường tiền tệ hay vay chiết khấu tại Ngân hàng Trung ương.

Hiện nay, việc tổ chức thanh toán bù trừ song biên do các ngân hàng tự thỏa thuận và quyết toán thanh toán qua tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước. Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm chính trong tổ chức thanh toán bù trừ chứng từ và bù trừ điện tử liên ngân hàng. Đối với thanh toán quốc tế có Ngân hàng thanh toán quốc tế - IBS tổ chức bù trừ. Đặc biệt, đến đầu năm 2004, 55 ngân hàng thành viên (trong đó có 11 Ngân hàng trung ương) của CLS bank (Continuous Linked Settlement) đã tham gia mạng bù trừ đa tiền tệ (CAD, USD, EUR, JNY, GB, CHF và dự kiến sẽ có thêm 7 loại tiền nữa) nhằm giảm rủi ro, cung cấp tiện ích quản lý vốn trong ngày, tăng tính lỏng của vốn tiền tệ, giảm lỗi và giảm phí giao dịch.

Bù trừ qua mạng ATM, POS: Trong thập kỷ 80, một số Ngân hàng lớn thường đầu tư riêng cho mình một hệ thống ATM, các khách hàng của Ngân hàng nào chỉ được sử dụng thẻ tại các máy ATM của Ngân hàng đó. Sau này, các Ngân hàng đều nhận thấy việc sử dụng chung hệ thống thiết bị là tiết kiệm và cũng không ảnh hưởng lớn đến cạnh tranh nên cùng nhau góp vốn xây dựng các trung tâm xử lý thẻ hoặc sử dụng kỹ thuật để cùng khai thác mạng ATM của các Ngân hàng kết nối với nhau. Trung tâm xử lý thẻ có trách nhiệm quản lý hệ thống và xác định các giao dịch của mỗi Ngân hàng làm căn cứ thanh toán bù trừ về vốn cũng như phân bổ chi phí. Trên cơ sở liên kết giữa các Ngân hàng trong việc phát triển mạng lưới ATM, việc giao dịch và thanh toán của các khách hàng và Ngân hàng được mở rộng một cách nhanh chóng.

VISA, MASTER, AMERICA EXPRESS, JCB CARD... là các loại thẻ tín dụng, thanh toán cho cá nhân trên phạm vi quốc gia và quốc tế. Mặc dù thẻ thanh toán có nhiều hình thức, phục vụ nhiều đối tượng với các nhu cầu khác nhau, phạm vi khác nhau nhưng việc đầu tư công nghệ thẻ riêng của mỗi Ngân hàng đem lại hiệu quả không cao. Do đó, các Ngân hàng phải tính tới việc chấp nhận một số Công ty thẻ chuyên nghiệp nói trên để hợp tác chia sẻ phí (thành viên xử lý giao dịch trực tiếp hay gián tiếp). Các khách hàng có thể tham gia làm thành viên các tổ chức phát hành các loại thẻ nói trên, khách hàng có thể nhận cung ứng hàng hoá, dịch vụ trong khoảng thời gian 24h/24 giờ/1 ngày, 7/7 ngày trong tuần, thanh toán trong nước (POS, EDP, ATM) cũng như tại các chi nhánh, đại lý tại nước ngoài. Việc quyết toán giao dịch do Công ty thẻ tín dụng quốc tế chịu trách nhiệm.

3.1.4. Thanh toán quốc tế

Trong việc tổ chức thanh toán giữa các tổ chức tín dụng ở các quốc gia khác nhau để thực hiện các khoản thu chi liên quan đến hoạt động kinh tế chính trị - xã hội đều diễn ra qua việc xử lý các giấy tờ thanh toán nhất định gọi là nghiệp vụ thanh toán quốc tế.

3.1.4.1. Phương thức chuyển tiền

Trong thanh toán quốc tế, một khách hàng (người trả tiền) có thể yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền cho một người khác (người thụ hưởng) ở một địa điểm nhất định bằng hai cách: Chuyển tiền điện hay chuyển tiền bằng thư. Phân biệt nội dung 2 cách này là thời gian nhanh hay chậm, phí cao hay thấp. Nếu khách hàng chuyển tiền ra nước ngoài thì việc thanh toán thực hiện bằng ngoại tệ, nó được sử dụng chủ yếu trong thanh toán phi mậu dịch, các dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá...

3.1.4.2. Phương thức uỷ thác thu hay nhờ thu

Đây là phương thức thanh toán, trong đó người xuất khẩu sau khi hoàn tất nghĩa vụ xuất chuyển hàng hoá cho người nhập khẩu thì uỷ thác cho Ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở người nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra. Phương thức nhờ thu gồm nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.

3.1.4.3. Phương thức tín dụng chứng từ

1.       Trên cơ sở hợp đồng Thương mại đã ký kết, người nhập khẩu lập thủ tục xin mở thư tín dụng.

2.       Ngân hàng mở thư tín dụng thông báo nội dung và chuyển thư tín dụng qua Ngân hàng phục vụ người xuất khẩu là Ngân hàng thông báo.

3.       Ngân hàng thông báo, báo tín cho người xuất khẩu về nội dung thư tín dụng đã mở.

4.       Người xuất khẩu nếu thấy nội dung thư tín dụng phù hợp yêu cầu cần thì tiến hành xuất hàng hoá cho người nhập khẩu.

5.       Sau khi xuất chuyển hàng hoá, người xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán gửi Ngân hàng mở thư tín dụng (qua Ngân hàng thông báo).

6.       Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì thanh toán cho người xuất khẩu.

7.       Ngân hàng mở thư tín dụng đòi tiền người nhập khẩu và chuyển giao bộ chứng từ cho người nhập khẩu.

8.       Người nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì hoàn trả tiền cho Ngân hàng, nếu không, có quyền từ chối trả tiền.

3.1.4.4. Phương thức thư tín dụng

Là một sự thỏa thuận, trong đó một Ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng, sẽ trả một số tiền nhất định, cho một người thứ ba hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình cho Ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đã đề ra trong thư tín dụng. Các loại thư tín dụng Thương mại chủ yếu gồm: Thư tín dụng có thể huỷ ngang; Thư tín dụng không thể huỷ ngang; Thư tín dụng không thể huỷ bỏ có xác nhận; Thư tín dụng chuyển nhượng. Đây là một nghiệp vụ được các Ngân hàng đặc biệt quan tâm nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của khách hàng trong điều kiện quốc tế hoá thị trường hiện nay.

Ngoài những phương thức trên, ngân hàng còn thực hiện các nghiệp vụ thanh toán khác (biên lai tín thác), hoặc thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh thanh toán, chiết khấu bộ chứng từ thanh toán…. Việc thực hiện giao dịch có thể qua đường thư, telex hoặc mạng máy tính qua hệ thống SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication): Hiệp hội tài chính viễn thông liên Ngân hàng toàn cầu. SWIFT được thành lập năm 1973 và đi vào hoạt động chính thức từ cuối năm 1977, trụ sở chính đặt tại thủ đô Bruxelles của nước Bỉ.

• SWIFT là hiệp hội của các Ngân hàng với mạng lưới viễn thông an toàn, tiết kiệm và hiệu quả cao, quy mô hoạt động trên toàn thế giới. Đến nay đã có gần trên 150 thành viên quốc gia với hơn 4000 ngân hàng thành viên góp cổ phần, (không kể các thành viên phụ).

• SWIFT là tổ chức hoạt động không vì lợi ích tự thân, cung cấp cho các Ngân hàng thành viên một mạng riêng để chuyển giao dữ liệu trên phạm vi toàn cầu, xử lý các giao dịch liên Ngân hàng quốc tế với các đặc điểm cơ bản: tiêu chuẩn (Standard), an toàn (Security), trách nhiệm tài chính (Finacial Liablity), hợp tác (Cooperation).

• Khi nói đến SWIFT, thường hay nhắc đến việc tiêu chuẩn hoá. SWIFT sử dụng các tiêu chuẩn quốc tế (International Standard Organization - ISO), ngược lại, ISO cũng cố gắng sắp xếp định dạng các bức điện trong thanh toán liên ngân hàng phù hợp với các khuôn mẫu do SWIFT đã đưa ra. Tất nhiên, các tiêu chuẩn của SWIFT cũng có quan hệ rất chặt chẽ với các quy chế của phòng Thương mại quốc tế Paris.