Tiêu đề mail

Phần tiêu đề nên ghi tóm tắt nội dung của vấn đề trong vòng vài chữ, tiêu đề ghi quá dài sẽ không hiển thị hết trên trình duyệt email.

Cũng nên tránh gửi những email không có tiêu đề, gây mất chú ý và sự khó chịu từ phía người nhận.

Đính kèm văn bản

Đối với những đoạn văn dài nếu đọc trên màn hình máy tính sẽ rất khó khăn, nên tốt hơn hết là viết ra trên một văn bản riêng rồi đính kèm vào email, trong email giới thiệu sơ lược về nội dung của văn bản đính kèm. Với cách làm này, người đọc sẽ dễ dàng tiếp nhận và xử lý thông tin.

Nếu bạn chỉ đính kèm văn bản mà không giới thiệu hoặc giải thích sơ lược trong nội dung mail cũng là một điều thất lễ với người nhận.

Trả lời mail

Khi nhận được email và phản hồi lại, nhất thiết phải để nguyên nội dung của mail cũ.

Nếu xóa hết thì người đọc sẽ không biết được bạn đang trả lời cho việc gì, và khi cần xem lại những thông tin đã trao đổi trước đây thì không thể xem được.

Chức năng [CC]

CC (Carbon copy) - chức năng dùng để đồng gửi đến những người có liên quan đến vấn đề đang đề cập trong email, nhưng không phải là người chịu trách nhiệm chính phải trả lời email đó.

Đây là một chức năng tiện ích để bạn chia sẻ thông tin với nhiều người nhưng có phân cấp người chịu trách nhiệm chính và những người chỉ tham khảo. Công việc của bạn sẽ không bị gián đoạn khi có sự cố nếu có nhiều người cùng theo dõi.