I. Các thuật ngữ cần biết
1. Hỏi hàng
Hỏi hàng( enquiry). Đây chính là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua. Về phương diện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng.
Về mặt pháp lý: pháp luật không ràng buộc nghĩa vụ người hỏi hàng, có nghĩa là người hỏi hàng không có nghĩa vụ phải mua hàng. Không mua hàng người hỏi mua không thể bị kiện hoặc bị khiếu nại.
Nội dung thư hỏi hàng: Pháp luật không quy định nội dung thư hỏi hàng, nhưng thông thường trong thư hỏi hàng càng hỏi chi tiết thì càng tiết kiệm được thời gian đàm phán để ký hợp đồng về sau.
2.Phát giá còn gọi là chào hàng(offer)
Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người bán. Khác với hỏi hàng chỉ là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán. Trong buôn bán quốc tế người ta thường phân biệt hai loại chào hàng.
+ Chào hàng tự do:Là loại chào hàng người bán không bị ràng buộc trách nhiệm với thư chào hàng, có nghĩa là người bán hàng không cam kết một cách dứt khoát nghĩa vụ cung cấp hàng hoá cho người mua.Loại chào hàng này thường được gửi cho nhiều người mua tiềm năng chào bán một lô hàng, ai trả giá cao nhất thì bán.hoặc bán cho người mua nào mà người bán thấy có lợi hơn.
+ Chào hàng cố định: Người bán cam kết một cách dứt khoát nghĩa vụ cung cấp hàng hoá cho người mua trong một khoảng thời gian nhất định, và loại chào hàng này chỉ gửi cho một người.
Khi người mua nhận được chào hàng tự do thì chưa chắc sẽ trở thành người mua thực sự, còn khi nhận được chào hàng cố định thì chắc chắn người được chào hàng sẽ trở thành người mua, nếu như họ chấp nhận mọi điều kiện quy định trong thư chào hàng trong thời gian có hiệu lực của thư chào hàng .
Về mặt pháp lý thì khi gửi thư chào hàng cố định cho khách hàng, người bán hàng đã tự ràng buộc mình với các nghĩa vụ theo các điều kiện quy định trong thư chào hàng trong thời gian hiệu lực của thư chào hàng, nếu đơn phương từ chối không thực hiện có thể sẽ bị khiếu nại hoặc kiện ra toà và phải bồi thường thiệt hại.
Do vậy, khi ký phát những thư chào hàng cố định, người bán hàng cần phải xem xét kỹ lưỡng, từng chi tiết nhỏ cũng phải phù hợp với luật pháp và phải có lợi cho nhà nước, có lãi cho công ty và không để phát sinh tranh chấp hoặc tổn thất.
Để phân biệt loại thư chào hàng người ta thường căn cứ vào tiêu đề của thư, tự do hay cố định. Nhưng trong thực tế giao dịch người ta lại rất ít viết trên tiêu đề là thư tự do hay thư cố định. Do vậy để phân biệt người ta thường căn cứ vào nội dung của thư chào hàng.
Chào hàng tự do thường có những nội dung rất chung chung.
VD: Thưa quý ngài,
- Tiếp theo cuộc nói chuyện gần đây…
- Để phúc đáp bức thư đề ngày …
Nay chúng tôi gửi tới ngài…
Và kết thúc thư chào hàng tự do thường kết thúc bằng câu: “Thư chào hàng này chỉ giá trị khi chúng tôi nhận được đơn đặt hàng của quý ngài mà hàng vẫn còn ở trong kho chưa được bán cho người khác.”
Về điều khoản hiệu lực:
Với nội dung là thư chào hàng tự do thì thời hạn không quy định mà chỉ ghi một cách không rõ ràng chẳng hạn như: “Mong nhận được…”
Với nội dung là thư chào hàng cố định thì phải có thời hạn. Trường hợp thời hạn không quy định trong thư chào hàng cố định thì theo thông lệ là thời gian hợp lý, thời gian hợp lý đó thường là 30 ngày
Ngoài 2 loại thư chào hàng kể trên trong thực tế người ta còn gặp một số loại thư chào hàng khác như: Thư chào hàng bảo vệ, thư chào hàng thăm dò.
Chú ý khi gửi thư chào hàng:
- Khi chào hàng người chào hàng phải có ý định bán hàng thực sự
- Người chào hàng phải được phép hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, và đúng ngành hàng .
- Đối tượng được chào hàng cũng phải được luật pháp cho phép hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
- Thư chào hàng không chứa các điều khoản trái với quy định của pháp luật .
- Hình thức thư chào hàng phải phù hợp với các quy định của luật pháp.

Xem tiếp tại đây!