Những việc nên làm khi soạn thảo kế hoạch kinh doanh cho kinh doanh TMĐT
• Nên sử dụng ý kiến tư vấn khi soạn thảo kế hoạch kinh doanh - một số doanh nghiệp chuyển sang kinh doanh TMĐT là những khu vực hoàn toàn mới nên sẽ gặp khó khăn nếu không tham khảo ý kiến tốt của các nhà chuyên môn.
• Lãnh đạo doanh nghiệp phải tham gia thực sự vào chuyển đổi sang kinh doanh TMĐT. Từ đó yêu cầu các bộ phận của doanh nghiệp phải tiếp cận kinh doanh TMĐT
• Có kế hoạch Nghiên cứu thị trường. Kế hoạch kinh doanh tốt bao giờ cũng gồm có phần nghiên cứu thị trường đúng đắn, chi tiết, hợp lý. Nghiên cứu thị trường trực tuyến cho phép dễ tìm kiếm hơn các đầu mối kinh doanh, các cơ hội xuất nhập khẩu, các kỹ thuật marketing trực tuyến, các điều kiện địa lý, dân cư, chính trị của các nước trên thế giới và nhiều loại thông tin khác. Kỹ thuật nghiên cứu thị trường qua mạng về thực chất không có gì khác biệt so với kỹ thuật nghiên cứu thị trường thông thường. Nhìn chung, nghiên cứu thị trường trên mạng cho kết quả nhanh hơn, vì thông tin chung trên mạng nhiều hơn, khả năng thu thập thông tin đặc thù cũng cao hơn.
• Phân tích kết quả nghiên cứu thị trường. Việc phân tích chi tiết và khách quan cho phép khẳng định loại sản phẩm, dịch vụ nào có khả năng thành công trong thị trường. Phân tích kết quả cần phải gắn với các quá trình ra quyết định.
• Xác định luồng xuất - nhập khẩu cho các nhóm hàng và thị trường. Cần xác định nhu cầu xuất nhập khẩu của một số nước, đặc biệt là nhu cầu và khả năng xuất nhập khẩu về các loại sản phẩm nào đó. Nên sử dụng một cách hợp lý các kỹ thuật trực tuyến để xác định xem một sản phẩm của mình, nếu mang bán tại một nơi nào đó thì có thể cạnh tranh được không, hoặc nếu nhập một loại hàng nào đó, thì có thể bán nhanh tại thị trường trong nước hay không.
• Xác định giá xuất, nhập khẩu hợp lý: Định giá sản phẩm là bước quan trọng có ảnh hưởng lớn tới các yếu tố tài chính trong chiến lược kinh doanh TMĐT. Một số nhà xuất khẩu lần đầu hoặc không thường xuyên thường bỏ qua các yếu tố giá bất thường khi hàng được bán tại nước ngoài. Nói chung, định giá nên làm cho tầm 3 - 5 năm đối với hầu hết mặt hàng dự kiến.
• Xem xét chi phí, chúng ta cần xem xét cho các chi phí cho các khâu sau:
Thiết kế Web, Bổ xung, sửa đổi Web theo kỳ
Xử lý thư tín giao dịch, đơn đặt hàng, Marketing trên mạng, Tính toán chỉ tiêu thống kê, Tính toán hoa hồng bán hàng
Chi phí trung chuyển hàng, Chi phí tài chính, Tỷ lệ hoa hồng
Chi phí xử lý thư tín dụng (L/C), Các điều kiện tín dụng, Lịch thanh toán
Phí bao bì xuất khẩu, Phí vận chuyển nội địa, Phí bốc hàng tại càng, Phí bảo hiểm, Phí dịch thuật tài liệu
Phí lưu kho, Chi phí dịch vụ sau bán hàng, Chi phí đổi hàng hư hỏng...
• Biết cách khách hàng quyết định mua, bán. Cần biết về hành vi ra quyết định của khách hàng khi tiến hàng mua, bán trên mạng, để những người đọc kế hoạch kinh doanh nhậ biết được rằng người viết kế hoạch kinh doanh đã đầu tư để có thể hiểu biết về khách hàng tiềm năng nước ngoài.
• Chú trọng marketing. Nhiều công ty khi mới bước vào kinh doanh TMĐT đều tỏ ra thụ động nhiều hơn là tích cực - họ bán được hàng phần nhiều do các công ty nước ngoài liên hệ với họ, chứ họ chưa tích cực giao tiếp để tìm khách hàng. Điều lưu ý quan trọng là “lên mạng” không có nghĩa là bỏ quên các kênh thông thường (catalog hàng địa phương, các hội chợ, triển lãm, các hiệp hội thương mại).
• Kiểm tra độ tin cậy của khách hàng. Trước khi thỏa thuận mua, bán cần kiểm tra chất lượng và độ tin cậy của khách hàng. Nói chung, không nên kiến tạo các quan hệ làm ăn với các công ty tên tuổi chưa được biết đến, nhất là trong những trường hợp mà ta không kiểm tra được. Nếu cần, có thể bán hàng nhận thanh toán thẻ tín dụng thông qua trung gian chắc chắn.
• Chọn các cách phân phối. Nhiều công ty đã mắc sai lầm là chỉ sử dụng các kênh điện tử để giao dịch quốc tế. Ngược lại, một trang Web tốt cho phép một doanh nghiệp nhỏ có khả năng kiểm soát tốt các công việc tài chính, marketing, tăng trưởng... do đó tận dụng mọi khả năng của Web để đạt hiệu quả cao nên tạo các đại lý kinh doanh TMĐT, nhờ một công ty quản lý kinh doanh TMĐT tiến hành rao bán sản phẩm, dựng các hợp đồng liên doanh, đại lý, đại diện… Nhà xuất khẩu có thể tận dụng kinh nghiệm và các mối liên hệ mà đối tác mang đến cho họ.
Soạn thảo kế hoạch kinh doanh điện tử
Soạn kế hoạch kinh doanh ĐT đòi hỏi doanh nghiệp phải thận trọng và giành công sức thích hợp cho việc này. Trước hết, phải xác định chiến lược TMĐT tức là nhằm vào mục tiêu đầu tư kinh doanh lâu dài; hơn là đầu tư ngắn. Kế hoạch kinh doanh là khâu quan trọng không thể bỏ qua đối với một doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh TMĐT không đòi hỏi phải có hình thức khác với kế hoạch kinh doanh thông thường. Tuy vậy, kế hoạch này cũng cần nêu các nét riêng về:
• Đặc trưng của môi trường kinh doanh trực tuyến khác môi trường khác về cạnh tranh, thiết kế sản phẩm, dịch vụ, quảng cáo, mua bán và vai trò giá trị gia tăng của thông tin đối với mọi quá trình và khâu kinh doanh trên mạng.
• Năng lực kỹ thuật và thương mại cho việc triển khai kinh doanh TMĐT tại môi trường kinh doanh, nhấn mạnh kiến thức về loại môi trường này.
• Sẵn sàng về sản phẩm và dịch vụ thích hợp cho kinh doanh TMĐT. Trước khi soạn thảo chi tiết và hoàn thành kế hoạch kinh doanh chúng ta nên xem xét cẩn thận các vấn đề sau:
Quản lý: Nên phân tích kỹ lưỡng tất cả các nhân tố và thực tiễn của doanh nghiệp để đảm chắc rằng quyết định về việc chuyển sang kinh doanh TMĐT sẽ được sự ủng hộ tích cực của mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp. Soạn chi tiết một kế hoạch hành động trong đó có sự phân công cụ thể ai làm việc gì. Nhân lực và đào tạo: Việc đầu tiên là phải gắn kết Internet vào hoạt động doanh nghiệp. Giao trách nhiệm cụ thể cho các nhóm cộng tác xây dựng cơ sở kỹ thuật cho kinh doanh TMĐT (thiết kế hệ thống, nội dung, viết chương trình, tạo Web, bổ xung nội dung và hình thức, bảo trì kỹ thuật, xúc tiến, quan hệ khách hàng, trả lời yêu cầu khách hàng, hợp đồng và giao hàng, dịch vụ...).
Một kế hoạch kinh doanh tốt phải xác định hợp lý tiềm năng của việc bán sản phẩm, dịch vụ trên thị trường điện tử, xác định được độ lớn đàu tư cần cho việc tạo dựng, duy trì và đạt tăng trưởng trong khu vực kinh doanh. Kế hoạch kinh doanh cũng cần đưa ra các chỉ tiêu đánh giá cụ thể, các dự kiến thu nhập, hoàn vốn và chỉ tiêu tài chính khác.
Các phần cơ bản của một kế hoạch kinh doanh TMĐT:
Tóm tắt kế hoạch. Đây là phần quan trọng rất cần thiết cho kế hoạch kinh doanh, chỉ nên viết sau khi đã hoàn thành bản thân kế hoạch. Các nhà đầu tư và ngân hàng phần nhiều chỉ đọc phần này, do đó nó phải được viết thật rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, cuốn hút, nêu bật các vấn đề cần thiết của kế hoạch. Hãy nêu bật những điểm mạnh và thành công của mình, ví dụ mình hơn các đối thủ cạnh tranh như thế nào khi mình lên mạng, mình có những nguồn lực gì đặc biệt...
Mục tiêu. Xác định các mục tiêu dài hạn, trình bày rõ vì sao kinh doanh TMĐT lại được sử dụng để đạt tới các mục tiêu đó.
Định hướng kinh doanh trên mạng. Nêu những loại sản phẩm, dịch vụ, giải pháp mà doanh nghiệp sẽ kinh doanh thành công trên mạng, giải thích tai sao doanh nghiệp sẽ thành công trên mạng...
Các tiêu chuẩn đánh giá. Gồm số khách tham quan trang Web của mình trong một tháng, số trang được khách xem, tỷ lệ số khách quay lại trong tháng, số lượng giao tiếp, loại giao tiếp, kết quả giao tiếp, số giao dịch, số lượng các đơn đặt hàng, lượng bán qua mạng hoặc liên quan tới mạng...
Xúc tiến thương mại. Làm gì và làm thế nào để xúc tiến, khuyến khích Website của mình
Phân tích thị trường. Cơ hội thị trường cho kinh doanh TMĐT của doanh nghiệp là gì, làm sao có thể mau chóng tạo chỗ đứng và lợi thế trong đó
Tình hình cạnh tranh. Phân tích cụ thể và càng rộng càng tốt về tình hình cạnh tranh hiện nay về kinh doanh TMĐT. Cần xác định ngay trình độ và khả năng cạnh tranh của bản thân doanh nghiệp mình. Nêu danh sách những Website mạnh và yếu nhất đang cạnh tranh với doanh nghiệp mình, nêu dự đoán về thị phần cho từng đối thủ cạnh tranh, các mặt mạnh, yếu, cơ hội, nguy cơ của họ. Xu thế phát triển của thị trường là gi?...
Khách hàng đặc thù. Bức tranh rõ nét về dân cư và xã hội học của các nhóm khách hàng mà doanh nghiệp định nhằm tới? Tại sao doanh nghiệp lại tin tưởng rằng sẽ có khách mua hàng hóa, dịch vụ... của mình qua mạng?
Nghiên cứu nhóm mẫu. Trình bày kết quả nghiên cứu nhóm mẫu trong thị trường định hướng của mình, nêu các phản hồi cụ thể và phân tích hành vi tổng thể và chi tiết của nhóm này để có hình dung tốt hơn về khách hàng và thị trường.
Đánh giá rủi ro. Dữ liệu cụ thể về khu vực thị trường và kết quả của doanh nghiệp trong ba hoặc năm năm tới, cả trên mạng và bên ngoài mạng.
Chiến lược marketing.
Nội dung. Xác định những phần nội dung nào được đưa lên trang Web phục vụ trực tiếp và gián tiếp các hoạt động kinh doanh TMĐT.
Quảng cáo. Cần chú ý mọi yếu tố đã trở thành tiêu chuẩn quốc tế và nhãn hiệu, thương hiệu, đóng gói, tiếng nước ngoài, quan hệ khách hàng, các quảng cáo liên quan tới các vấn đề văn hóa riêng và các rào cản ngôn ngữ Quan hệ công cộng. Cần có chương trình phù hợp, lôgíc, được bổ xung theo định kỳ. Nên tạo các mảng tin điện tử, viết bài cho các báo và các phương tiện truyền thông, họp báo, hội nghị khách hàng, tổ chức thảo luận trên mạng...
Chiến lược bán hàng.
Giá lợi nhuận. Thiết kế chi tiết chiến lược giá cho toàn bộ hoạt động bán hàng, phân phối và mua bán trên mạng.
Xử lý phiếu đặt hàng. Đặt hàng được tiến hành thế nào (qua điện thoại, fax, thư tín, Internet)...? Thanh toán xảy ra thế nào (qua điện thoại, fax, thư tín, Internet)...?
Phương pháp phân phối. Định ra tất cả các cách phân phối ra ngoài thế nào, khi nào nhận và gửi các laọi phiếu đặt hàng và các chứng từ khác như thế nào?
Chiến thuật bán hàng. Xác định xem việc bán hàng sẽ xảy ra riêng trên mạng hay sẽ kết hợp với các cách bán hàng thông thường khác?
Quan hệ kinh doanh. Nêu kế hoạch về các loại quan hệ đối tác, đại lý, quốc tế... bao gồm các nhân tố đa văn hóa.
Kế hoạch sản xuất. Nêu sản lượng ban đầu (kể cả việc viết phần mềm), các yêu cầu mở rộng, phát triển, các nguồn lực, nơi sản xuất... là hệ quả của việc áp dụng kinh doanh TMĐT
Kế hoạch tài chính. Nên cụ thể, thực tiễn và khiêm tốn
Kinh phí cho 12 tháng đầu. Thiết kế chi tiết kinh phí cho năm đầu tiên khi bắt đầu bước sang kinh doanh TMĐT, kể cả kinh phí dự phòng.
Tính toán về dòng tiền mặt. Tính toán so sánh dòng tiền mặt và thu - chi
Kế hoạch năm năm. Nêu bảng tính toán lỗ - lãi (Profit and Loss Ststement)
Bảng cân đối. Trình bày khả năng tài chính, khả năng chi trả đúng hạn và vị thế tiền mặt của doanh nghiệp.
Phân tích điểm hòa vốn. Nêu số lượng các sản phẩm, dịch vụ... cần bán để đạt điểm hòa vốn
Nguồn vốn và việc sử dụng vốn. Nêu nguồn vốn và cách sử dụng vốn để phát triển kinh doanh, xuất khẩu.
Sử dụng tài sản. Lợi nhuận và khoản vay sẽ được sử dụng thế nào?
Kết luận. Nêu một lần nữa các mục tiêu kinh doanh TMĐT, tổng số vốn cần dùng, lợi nhuận dự báo, lịch trình thực hiện và các ghi chú chung.
Phụ lục. Bao gồm tất cả lý lịch của tất cả những người tham gia chủ chốt vào việc thực hiện kế hoạch này. Cũng cần có hồ sơ về các khách hàng chính và tiềm năng, các hợp đồng quan trọng, các số liệu điều tra thị trường, các bản vẽ, các văn bản pháp lý, các loại hợp đồng, thỏa thuận, các tính toán tài chính cho kế hoạch này.
TS. Nguyễn Đăng Hậu