Bước đầu tiên các công ty cần triển khai
Để triển khai B2B, doanh nghiệp trước hết cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) bằng cách tin học hoá các quy trình kinh doanh, quy trình quản lý, quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. Và tiến xa hơn là xây dựng các cơ sở dữ liệu nội bộ, tích hợp các quy trình để hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh, kết nối với các đối tác.
Hầu hết các công ty đều bắt đầu xây dựng hệ thống B2B để thu mua các hàng hoá gián tiếp, tức những hàng hóa không cấu thành trực tiếp sản phẩm, như đồ dùng vǎn phòng, các đồ bảo hành, bảo trì. Các công ty bắt đầu từ đây vì việc xây dựng một catalog các nhà cung cấp đồ dùng vǎn phòng chắc chắn sẽ đơn giản hơn nhiều so với việc thiết lập một hệ thống thu mua tự động các linh kiện kỹ thuật đặc biệt. Mặc dù chi phí triển khai các hệ thống này thấp hơn rất nhiều đối với các hệ thống thu mua hàng hóa trực tiếp nhưng hiệu quả của các hệ thống này lại rất lớn, giúp các công ty tiết kiệm rất nhiều tiền bạc và thời gian. Theo ước tính, thời gian thu mua các hàng hóa gián tiếp, tạo ra rất ít hoặc gần như không tạo ra giá trị gia tǎng chiếm tới 80% tổng thời gian thu mua của công ty. Trong khi đó giá trị của các hàng hoá này chỉ chiếm 20% tổng giá trị thu mua.
Về khía cạnh bán hàng, hãy bắt đầu thu nhận các ý kiến từ phía khách hàng của bạn. Bạn hãy bắt đầu với một dự án có khả nǎng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho khách hàng khi tiến hành giao dịch với công ty bạn hoặc giảm được các chi phí bán hàng và các chi phí dịch vụ. Nhà sản xuất quần áo Greensboro và nhà cung cấp thiết bị vǎn phòng Office Depot đã xây dựng những trang web bán hàng trực tuyến sau khi tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và đã đạt được những thành công lớn.
Những hoạt động kinh doanh cần thiết trong một dự án B2B
Đó chính là hoạt động giao dịch mua bán. Thương mại điện tử B2B có thể thay đổi một cách rõ rệt cách thức mà người mua tiến hành các giao dịch của mình, đặc biệt đối với công ty vẫn đang tiến hành các đơn đặt hàng theo cách thức truyền thống. Bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng cần phải tham gia vào dự án vì đây bộ phận có tác động đến quy trình các công ty tiếp nhận và xử lý đơn hàng của khách hàng như thế nào. Cũng như vậy với bộ phận quản lý hàng hoá kiểm kê. Các công ty cũng cần phải bổ sung thêm vào dự án một số phòng ban khác nữa, phụ thuộc vào các chức nǎng của dự án được xây dựng.
Vì dự án B2B liên quan cả đến những nhà cung cấp, nhà phân phối và khách hàng nên cách thức tiến hành kinh doanh đối tác và khách hàng của công ty cũng phải thay đổi theo cho phù hợp. Điều đó thực sự không dễ dàng, kể cả khi một công ty có vai trò lớn trong một lĩnh vực nào đó thì cũng không thể bắt tất cả các đối tác và khách hàng tiến hàng theo cách thức do họ triển khai.
Cần phải có những phần mềm nào? Liệu chi phí cho nó có quá cao không?
Nói một cách chính xác là những gì công ty cần phụ thuộc vào việc công ty tham gia vào thương mại điện tử B2B với tư cách là người mua hay người bán, áp dụng đối với các nguyên vật liệu gián tiếp hay trực tiếp và quy mô tích hợp các dây chuyền cung ứng. Các yếu tố trong hệ thống B2B có thể bao gồm cả phần mềm tạo đơn đặt hàng, thư hỏi hàng (requests for quotations - RFQs), xử lý đơn đặt hàng, tạo và quản lý các hoá đơn, trả lời các thư hỏi hàng và xử lý đơn đặt hàng. Ngoài ra còn phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của công ty và cách thức tiến hành. Ngoài ra, nó còn phụ thuộc vào việc hệ thống có hỗ trợ khả nǎng đàm phán trực tuyến, định giá linh hoạt, khả nǎng hỗ trợ cho các giao dịch quốc tế. Để có thể đạt được hiệu quả cao từ hoạt động thương mại điện tử B2B, các công ty cần phải tích hợp các công cụ để kết nối các hệ thống trên với hệ thống kế hoạch và dự báo, hệ thống quản lý hàng trong kho, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, hệ thống kế hoạch nhân lực của doanh nghiệp, và các ứng dụng khác mà công ty sử dụng cho việc quản lý dây chuyền cung ứng cũng như quản lý dịch vụ khách hàng.
Chi phí cũng là một yếu tố quan trọng. Nhìn chung, nếu công ty càng tích hợp nhiều yếu tố trong hoạt động kinh doanh của bạn với đối tác, chi phí bỏ ra càng lớn. Công ty Office Depot với mức doanh thu nǎm 2000 là 11,6 tỷ USD, đã phải bỏ ra 500.000 USD cho việc đưa catalog lên trang web và phải trả 5 triệu USD/nǎm để duy trì hệ thống.
Khoảng thời gian các công ty cần để có thể đưa được hệ thống B2B vào hoạt động
Các công ty muốn xây dựng catalog hàng hoá trực tuyến trên mạng cho khách hàng chỉ cần khoảng thời gian một vài tháng. Tuy nhiên, thời gian từ lúc bắt đầu xây dựng một cổng truy nhập cho các nhà cung cấp đến khi hoàn thành tích hợp với các hệ thống tuyến sau của công ty có thể phải mất tới hơn 1 nǎm. Yếu tố tiêu tốn thời gian nhất trong việc xây dựng hệ thống B2B là việc hoạch định quy trình kinh doanh của công ty với các đối tác.
Các công ty phải làm gì khi đối tác của họ chưa sẵn sàng tham gia vào hoạt động kinh doanh trực tuyến?
Hãy xây dựng ứng dụng B2B cho công ty bạn và các đối tác sẽ muốn sử dụng ứng dụng đó. Một số công ty đã xây dựng những cổng truy cập web cho phép các đối tác có thể đặt đơn đặt hàng, nhập dữ liệu và truy xuất thông tin từ hệ thống quản lý kế hoạch nhân lực doanh nghiệp hay hệ thống đầu cuối mà không cần một sự đầu tư nào khác ngoài việc chỉ cần truy nhập vào Internet. Nếu đối tác phải triển khai phát triển phần mềm riêng của họ để có thể sử dụng ứng dụng này thì công ty cần đảm bảo rằng hệ thống B2B sẽ mang lại cho họ nhiều lợi ích phụ thêm đủ để bù đắp chi phí các đối tác đã bỏ ra.
Sotaytmdt