Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)
Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI) là việc trao đổi các dữ liệu dưới dạng có cấu trúc (stuctured form - có cấu trúc nghĩa là các thông tin trao đổi được với các đối tác thỏa thuận với nhau tuân thủ theo một khuôn dạng nào đó) từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác, giữa các công ty hoặc đơn vị đã thỏa thuận buôn bán với nhau, tự động hóa hoàn toàn không cần có sự can thiệp của con người. Theo Ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL), việc trao đổi dữ liệu điện tử được định nghĩa như sau:
“Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin”.
EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình giao dịch.
Hoạt động EDI
Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính của công ty bạn sẽ hoạt động như một kho dự trữ các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó. Khi được sử dụng, EDI rút thông tin từ những ứng dụng của công ty và truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờ dưới dạng máy tính đọc được qua đường dây diện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác. Ở đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động xử lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận. Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vài phút mà không cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đi kèm với việc xử lý văn bản bằng tay. Sử dụng EDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của công ty bạn cho việc ứng dụng phần mềm giao dịch. Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hoá và tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty.
Lợi ích EDI mang lại cho các công ty
Những ích lợi chung nhất của EDI là tốc độ cao, tính kinh tế và sự chính xác trong việc xử lý chứng từ giao dịch. Cụ thể hơn, EDI đem lại những lợi ích sau:
• Sự tiện lợi của việc trao đổi chứng từ giao dịch cả trong và ngoài giờ làm việc
• Chi phí giao dịch thấp hơn
• Dịch vụ khách hàng tốt hơn
• Khả năng đối chiếu so sánh chứng từ tự động, nhanh chóng và chính xác
• Dữ liệu được lưu chuyển một cách hiệu quả hơn cả ở mức nội bộ và liên công ty.
• Quan hệ đối tác đem lại hiệu suất cao hơn
Các công ty nên sử dụng EDI trong giao dịch thương mại
Khi sử dụng EDI, các phần mềm ứng dụng của công ty bạn có thể gửi chứng từ giao dịch trực tiếp đến hệ thống máy tính của đối tác mà không cần sự can thiệp của con người như các bạn đã thấy sơ qua trong ví dụ về quy trình giao dịch ở phần A. EDI giúp giảm thiểu công sức của nhân viên và hạn chế những chậm trễ hay lỗi thường đi kèm với việc xử lý chứng từ bằng tay. Bằng cách đơn giản hoá và tinh giảm các quy trình giao dịch, EDI có thể giúp công ty bạn kiểm soát được chi phí, tăng tính hiệu quả và cải thiện trình độ phục vụ khách hàng.
Chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)
Một bộ chuẩn EDI là một khung hướng dẫn cho một loạt các định dạng dữ liệu thống nhất dùng để tạo những phiên bản điện tử đọc được bằng máy tính thay thế cho tài liệu giấy truyền thống. Trong số những định dạng dữ liệu chuẩn ra đời sớm nhất, nhiều định dạng được tạo ra và sử dụng bởi một ngành công nghiệp cụ thể để phục vụ cho việc trao đổi tài liệu trong phạm vi ngành đó, hoặc bởi một công ty cụ thể để phục vụ cho việc trao đổi chứng tử với nhà cung cấp. Khi EDI phát triển hơn, các chuẩn áp dụng riêng cho công ty hoặc cho ngành (còn gọi là chuẩn đơn dụng) trở nên ít phổ biến so với chuẩn công cộng.
Internet EDI - những phân loại
Dựa trên định nghĩa của EDI, Internet EDI được định nghĩa là sự trao đổi thông điệp cho các giao dịch kinh doanh giữa các máy tính của các tổ chức khác nhau bằng cách sử dụng các thoả thuận chuẩn (các hiệp định khác nhau được đồng ý rộng rãi trên thế giới đến mức có thể được) qua Internet. Sau đây là các thoả thuận chuẩn có thể dùng cho việc truyền thông tin và biểu diễn thông tin, nhưng phải bổ sung thêm các thoả thuận mới khi chuyển từ đường truyền thông hiện tại sang Internet.
Có hai loại Internet EDI như sau:
a. Truyền file
Là phiên bản mở rộng của EDI kiểu truyền theo lô hiện tại, trong đó thông điệp EDI được truyền và nhận trong dạng file. Giao thức truyền thông chuẩn được sử dụng bao gồm giao thức FTP (giao thức truyền file), SMTP/MIME (giao thức thư) hoặc giao thức ZENGIN (Liên đoàn các hiệp hội ngân hàng Nhật Bản), dựa trên TCP/IP… Giao thức ZENGIN chỉ được dùng trong nội đia của Nhật.
Bằng cách chuyển đổi thông điệp EDI sang định dạng HTML và đăng ký trên máy phục vụ WWW, thông điệp EDI có thể đọc được và nhập vào dễ dàng từ trình duyệt WWW.
HTTP được sử dụng như giao thức truyền thông. Hệ thống EDI loại này thường được sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Lợi điểm lớn nhất của EDI Internet là chi phí thực hiện và vận hành rẻ. Nhưng Web-EDI cũng còn một số trở ngại. Một là khó có khả năng hoạt động liên mạng. Hai là dữ liệu EDI của Web-EDI khó kết nối tự động tới hệ thống máy tính cuối của người sử dụng. Internet EDI /XML đã giải quyết được các vấn đề này. Những tiêu chuẩn này về cơ bản dựa trên các công nghệ XML. Giải pháp dùng để thực hiện EDI là XML/EDI.
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) hoặc XML, chuẩn nào thích hợp với thương mại điện tử B2B?
Hiện nay ngày càng có nhiều phần mềm thương mại điện tử sử dụng Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (XML), gồm các nguyên tắc mô tả dữ liệu trên trang Web, như là một chuẩn cho việc trao đổi dữ liệu. Mặc dù các phần mềm cũng có thể xử lý được các giao dịch EDI, song XML tạo ra sự linh hoạt và đa dạng trong quá trình trao đổi thông tin giữa các công ty và được xây dựng cho các mạng mở. Vì các chức năng và chất lượng đặc biệt của ngôn ngữ lập trình XML nên nó được chấp nhận như ngôn ngữ của Internet để thực hiện vai trò lớn trong thương mại điện tử. Bắt đầu từ năm 1999 EDI dựa trên XML cũng được khuyến khích, giới thiệu để trao đổi dữ liệu trên Internet nhằm kết nối người sử dụng lại với nhau.
Ngày càng có nhiều dự đoán về việc XML sẽ trở thành một chuẩn vượt trội so với các chuẩn khác trong quá trình trao đổi dữ liệu. Tuy nhiên, còn quá sớm để nói rằng chuẩn XML sẽ được ứng dụng nhanh chóng và phổ biến. Có một số công ty đã quyết định chỉ triển khai chuẩn XML nhưng nhiều nhà phân tích cho rằng cả hai chuẩn sẽ song song tồn tại trong tương lai, các công ty có thể vẫn sử dụng đồng thời chuẩn EDI ở những nơi nó còn phù hợp và chuẩn XML ở nơi mà EDI có nhiều hạn chế.
Tất nhiên, các công ty sẽ phải quyết định xem hệ thống EDI và XML của họ có thể kết nối được với nhau hay không và nếu kết nối được thì kết nối như thế nào.
Sotaytmdt